Aquisição específica - fornecedor exclusivo
✳️ Definição: trata-se da aquisição de materiais, equipamentos, ou gêneros que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivo, vedada a preferência de marca, devendo a comprovação de exclusividade ser feita através de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio do local em que se realizaria a licitação ou a obra ou o serviço, pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades equivalentes, estabelecida no artigo 74, inciso I da Lei 14.133/2021
✳️ Tipo documental: Solicitação de Compra no Portal Administrativo
✳️ Seleção do tipo de aquisição:
Acessar o Portal Administrativo – Ambiente de Produção
Solicitações
Criar nova solicitação
Aquisições e Contratações
No campo “Natureza da Aquisição” selecionar “Material Permanente” ou “Material de Consumo”, conforme o caso
No campo “Tipo de Aquisição” selecionar “Aquisição específica - fornecedor exclusivo”
✳️ Documentação necessária para ser anexada à Solicitação de Aquisição:
1 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - após preenchido e aprovado pela SOF/Proad, no Sistema PGC, baixá-lo em versão pdf (passo a passo) e assiná-lo digitalmente pelo Responsável e pelo Gestor da Unidade de Compras;
2 - Estudo Técnico Preliminar (criar um novo artefato a partir do ETP nº 12/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchido, assinado pelos responsáveis e publicado no Sistema ETP Digital, baixá-lo em versão pdf;
3 - Termo de Referência (criar um novo artefato a partir do TR nº 10/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchido, assinado pelos responsáveis e publicado no Sistema Termo de Referência Digital, baixá-lo em versão pdf;
4 - Relatório de Proposta de Orçamento - inserir Proposta de Orçamento enviada pelo fornecedor exclusivo conforme IN nº 65/2021, preencher a Nota Técnica (modelo) e assinar o documento digitalmente.
Obs.: o representante da Ufes deve enviar Pedido de Proposta de Orçamento com as condições da Ufes (modelo) a ser assinado pelo fornecedor.
Mais orientações: Caderno de Logística – Pesquisa de Preços e Instrução Normativa Seges/ME Nº 65/2021.
5 - Documento de Solicitação de aquisição à DMP (modelo) - indicando a motivação para compra do item exclusivo e atestando sua exclusividade;
6 - Comprovação de compatibilidade dos preços ofertados com os praticados no mercado;
7 - Matriz de Gerenciamento de Riscos (criar um novo artefato a partir do MR nº 29/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchida conforme a demanda da Unidade de Compras e publicada no Sistema de Gestão de Riscos Digital, deve-se baixar o documento em versão pdf e assiná-lo digitalmente.
8 - Comprovação de exclusividade (documento original ou cópia autenticada). Conforme descrito no § 1º do artigo 74: "a Administração deverá demonstrar a inviabilidade de competição mediante atestado de exclusividade, contrato de exclusividade, declaração do fabricante ou outro documento idôneo capaz de comprovar que o objeto é fornecido ou prestado por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, vedada a preferência por marca específica.";
9 - Registro do projeto de pesquisa na PRPPG ao qual o bem estará vinculado - somente quando destinados à pesquisa;
10 - Indicação orçamentária - obtida com a Proplan;
11 - Contrato Social da empresa ou equivalente;
12 - Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (Tribunal Superior do Trabalho) - disponível em http://www.tst.jus.br/certidao;
13 - Certidão de Regularidade do FGTS (Caixa Econômica Federal) - disponível em https://consulta-crf.caixa.gov.br/consultacrf/pages/consultaEmpregador.jsf;
14 - Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União - disponível em http://www.pgfn.fazenda.gov.br ou https://idg.receita.fazenda.gov.br/orientacao/tributaria/certidoes-e-situacao-fiscal;
✳️ Após preenchimento completo enviar para: Gestor de Recursos
✳️ Aprovação do Gestor de Recursos: o despacho do Gestor de Recursos deve, expressamente, conter: declaração na qual aprova os documentos de planejamento (DFD de Planejamento, DFD de Contratação, ETP e TR) anexados à Solicitação de Aquisição e autoriza motivadamente a aquisição com os recursos alocados na unidade gestora. O Portal Administrativo disponibiliza o modelo de texto pronto no despacho de aprovação do gestor de recursos.
✳️ Após aprovação do Gestor de Recursos enviar para: DMP/Proad
❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Seção de Elaboração de Compras (SEC/DPM/DMP)
Telefone: (27) 3145-4584 / (27) 4009-2307 / (27) 4009-2307
Email: elaboracaodecompras.proad [at] ufes.br
⚠️INFORMAÇÕES GERAIS
1 - A digitalização de documentos a serem anexados à Solicitação de Aquisição deverá ser feita no formato pdf. Os documentos devem ser anexados separadamente de forma que cada um deles seja uma peça, com identificação clara (inserir título correspondente a cada arquivo);
2 - Compras.gov.br : acesso aos módulos de Pesquisa de Preços, Gestão de Riscos, ETP, Artefatos digitais, PGC, dentre outros. Para mais informações, acesse:
Cadastro nos sistemas do Compras.gov.br (requisitantes e gestores de recursos) (clique aqui)
3 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - documento elaborado no sistema PGC que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;
4 - Relatório de Pesquisa de Preços - Conforme art. 3º da IN nº 65/2021, a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: descrição do objeto a ser contratado; identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento; caracterização das fontes consultadas; série de preços coletados; método estatístico aplicado para a definição do valor estimado; justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável; memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º.
Considerando os prazos de validade das pesquisas estipulados na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 e os trâmites necessários até a publicação do edital, a DMP/PROAD determinou que a pesquisa de preços deve observar os seguintes prazo (clique aqui).
5 - Comprovação d/e Compatibilidade dos Preços ofertados com os praticados no mercado- segundo a IN nº 65/2021, é necessário comprovar que o produto ofertado à Ufes, fornecido por apenas uma empresa, possui valor compatível com o praticado no mercado, seja com entes públicos ou privados. Tal procedimento pode ser feito, de acordo com o art. 7º da IN nº 65/2021, das seguintes formas:
I - documentos fiscais ou instrumentos contratuais de objetos idênticos, comercializados pela futura contratada, emitidos no período de até 1 (um) ano anterior à data da autorização da inexigibilidade pela autoridade competente;
II - tabelas de preços vigentes divulgadas pela futura contratada em sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, contendo data e hora de acesso;
5.1 - Caso a futura contratada não tenha comercializado o objeto anteriormente, a justificativa de preço pode ser realizada com objetos de mesma natureza;
6 - Comprovação de Exclusividade (documento original ou cópia autenticada) - feita por meio de atestado fornecido pelo órgão de registro do comércio do local - tais como Sindicato, Federação ou Confederação Patronal ou por entidades equivalente - em que se realizaria a licitação. A carta da entidade responsável deverá estar dentro do prazo de validade;
IMPORTANTE: No Estado do Espírito Santo, a instituição apta a emitir este atestado é a FECOMÉRCIO/ES – Federação do Comércio do Estado do Espírito Santo – Rua Misael Pedreira da Silva 138, 3º andar – Ed. Casa do Comércio, Santa Lúcia Vitória/ES. Tel: 3205-0708 (http://www.fecomercio-es.com.br);
7 - Aprovação do Gestor de Recursos – é necessária disponibilidade orcamentária prévia, inserida pela Proplan no Portal Administrativo.
Última atualização: 14/03/2025.
