Aquisição específica - carona em RP
✳️ Definição: trata-se da aquisição de bens e materiais registrados em Atas de Registro de Preços de outros órgãos federais, estabelecida nos artigos 31 a 33 do Decreto 11.462/2023.
✳️ Tipo documental: Solicitação de Aquisição no Portal Administrativo (uma para cada ata aderida).
⚠️ ATENÇÃO: para cada Ata de Registro de Preços a ser aderida, deverá ser elaborada uma Solicitação de Aquisição. Cada tentativa de Adesão pode ter um desfecho diferente. Por isso, as Solicitações de Aquisição devem estar separadas, para poderem caminhar de forma independente no Sistema/Portal Administrativo.
✳️ Seleção do tipo de aquisição:
Dentro do Portal Administrativo, siga o seguinte caminho:
"Solicitações"
"Criar nova solicitação"
"Aquisições e Contratações"
No campo "Natureza de Aquisição" selecione: "Material Permanente" ou "Material de Consumo"
No campo "Tipo de Aquisição" selecione: "Aquisição específica - carona em RP"
Continue preenchendo a sua Solicitação normalmente
✳️ Documentação necessária para ser anexada à Solicitação de Aquisição:
1 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - após preenchido e aprovado pela SOF/Proad, no Sistema PGC, baixá-lo em versão pdf (passo a passo) e assiná-lo digitalmente pelo Responsável e pelo Gestor da Unidade de Compras;
2 - Estudo Técnico Preliminar (criar um novo artefato a partir do ETP nº 12/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchido, assinado pelos responsáveis e publicado no Sistema ETP Digital, baixá-lo em versão pdf;
3 - Relatório de Pesquisa de Preços (orientações de preenchimento) (passo a passo) - concluída a pesquisa de preços, inserir a Nota Técnica (modelo) no campo Nota Técnica no Sistema de Pesquisa de Preços Digital. Após, baixar o Relatório resumido em versão pdf e assinar o documento digitalmente.
Obs.: Quando a pesquisa for direta com fornecedores, é imprescindível fornecer uma justificativa para a seleção dos fornecedores e anexar/juntar os documentos comprobatórios do fornecedor ao relatório de pesquisa.
Mais orientações: Caderno de Logística – Pesquisa de Preços e Instrução Normativa Seges/ME Nº 65/2021.
4 - Matriz de Gerenciamento de Riscos (criar um novo artefato a partir do MR nº 30/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchida conforme a demanda da Unidade de Compras e publicada no Sistema de Gestão de Riscos Digital, deve-se baixar o documento em versão pdf e assiná-lo digitalmente.
5 - Ata de Registro de Preços a ser aderida:
- para encontrar Atas disponíveis com o item que você deseja adquirir, utilize a ferramenta de consulta do Contratos.gov.br, por meio do seguinte link: https://contratos.sistema.gov.br/transparencia/arp-item ;
- veja os detalhes de cada item listado clicando no ícone com um "olho", na coluna Ação;
- selecionada a Ata desejada, imprima a página "Detalhamento do Item da Ata de Registro de Preços", em que aparecem o número da Unidade gerenciadora, da compra/ano, e o número do item. Para imprimir, selecione todo o texto que está na tela, clique com o botão direito em cima do texto selecionado, escolha "Imprimir", na caixa de impressão selecione a orientação"Paisagem" e o destino "Salvar como PDF". Anexar à sua Solicitação de Aquisição.
⚠️ ATENÇÃO: o preço da Ata a ser Aderida deve ser mais vantajoso (de valor menor) do que os preços registrados na sua Pesquisa de Preços.
6 - Estudo de Vantajosidade e Escolha da Ata de Registro de Preços para Adesão:
- é o documento no qual você vai justificar que a Ata de Registro de Preços selecionada é vantajosa, como exige a lei. Se não for vantajosa para o adquirente, a Adesão não é possível;
- pegue aqui o (modelo) do documento. Preencha as partes que estão em vermelho com as informações pertinentes. Selecione todo o texto do documento e pinte novamente de preto. Salve como PDF, assine (digitalmente), e anexe à sua Solicitação de Aquisição.
7 - Autorização do Fornecedor do material:
- o Ofício de Solicitação de Autorização para Adesão a Ata de Registro de Preços (modelo) deve ser preenchido e enviado ao fornecedor, por e-mail. Caso tenha interesse em fornecer a adesão, o fornecedor deve enviar um documento de autorização, também por e-mail, como anexo. Esse documento de autorização do fornecedor deve ser anexado à sua Solicitação de Aquisição;
- caso o fornecedor não autorize a aquisição, você deverá selecionar outra Ata (repetir as orientações do documento número 4).
⚠️ OBS: o Termo de Referência (TR) é dispensado no caso de Adesão (Carona), conforme artigo 11 da IN 81/2022.
✳️ Após preenchimento completo, enviar a Solicitação. Ela irá para o seu Gestor de Recursos.
✳️ Aprovação do Gestor de Recursos: o despacho do Gestor de Recursos deve, expressamente, conter: declaração na qual aprova os documentos de planejamento (DFD, Pesquisa de Preços e ETP) anexados à Solicitação de Aquisição e autoriza motivadamente a aquisição com os recursos alocados na Unidade Gestora. O Portal Administrativo disponibiliza o modelo de texto pronto no despacho de aprovação do gestor de recursos.
✳️ Após aprovação do Gestor de Recursos: a solicitação de compra será enviada à DMP.
❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Divisão de Controle de Compras (DCC/DMP)
Telefone: (27) 4009-2300 / (27) 4009-2317 / (27) 3145-4568 / (27) 4009-2311
Email: controledecompras.proad [at] ufes.br
⚠️INFORMAÇÕES GERAIS
1. Não há garantia de que os itens ora solicitados serão efetivamente adquiridos. O processo de Adesão depende de forças externas, tais como: disponibilidade de Ata de Registro de Preços, disponibilidade de quantitativo (saldo), autorização do Órgão gerenciador da Ata, autorização do Fornecedor do material.
1.1. Além da autorização do fornecedor, que já é encaminhada junto à sua Solicitação de Aquisição, será também pedida a autorização ao Órgão Gerenciador da Ata (em sistema próprio) quando o processo chegar à DCC/DMP. Caso o órgão não autorize a adesão, o processo será devolvido ao solicitante para indicação de uma nova Ata para uma nova tentativa de Adesão.
2. Em relação ao quantitativo registrado na Ata a ser aderida:
2.1. Em se tratando de Registro de Preços comum (mais de 95% das Atas se enquadram nessa categoria): só podemos adquirir, no máximo, 50% do quantitativo registrado para o item. É necessário fazer esse cálculo para verificar quantas unidades do item poderão ser adquiridas nessa Ata.
2.2. Em se tratando de Compra Nacional (são Atas criadas para atender a diversos órgãos participantes pelo país. Ex: Atas da Central de Compras do Ministério da Economia): podemos adquirir, no máximo, 100% do quantitativo registrado para o item.
3. Os documentos a serem anexados à Solicitação de Aquisição deverão estar no formato .pdf. Os documentos devem ser anexados, separadamente, de forma que cada um deles seja uma peça, com identificação clara (inserir título correspondente a cada arquivo).
4. Aprovação do Gestor de Recursos: é necessária disponibilidade orçamentária prévia no Portal Administrativo para aprovar a Solicitação de Aquisição - carona em RP. Se necessário tratar de questões orçamentárias, contactar a Superintendência de Orçamento e Finanças - SOF.
Última atualização: 21/03/2025
