Aquisição Comum - materiais (consumo ou permanente) fora do Calendário de Compras (extraordinárias)

✳️ Definição: trata-se da aquisição de materiais de consumo realizadas extraordinariamente fora do estabelecido no Calendário de Compras; para compra via Pregão Eletrônico, pronta entrega.

⚠️ATENÇÃO: para essas aquisições, será necessária prévia autorização da Diretoria de Materiais e Patrimônio para prosseguimento. Para isso, deve-se entrar em contato com o Diretor de Materiais e Patrimônio para autorização e abertura do sistema para envio da Solicitação de Compra através do e-mail diretor.dmp.proad [at] ufes.br

✳️ Tipo documental: Solicitação de Compra no Portal Administrativo 

✳️ Seleção do tipo de aquisição: 

Solicitações
Criar nova solicitação
Compras, serviços e Fundações
NATUREZA DA AQUISIÇÃO
Material de Consumo
TIPO DE AQUISIÇÃO
Aquisição comum

✳️ Documentação necessária para ser anexada à Solicitação de Compra: 

1 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento -  após preenchido e aprovado pela PROPLAN, no Sistema PGC, baixá-lo em versão pdf, (passo a passo) devendo ser assinado digitalmente pelo Responsável;

2 - Estudo Técnico Preliminar (modelo) (como acessar) - após preenchido e publicado o ETP no Sistema ETP Digital (clique aqui), baixá-lo em versão pdf, devendo ser assinado digitalmente pelo Responsável;

3 - Termo de Referência - (modelo) - devidamente preenchido no Sistema Termo de Referência Digital (como fazer - manual) e assinado digitalmente pelo Responsável;

4 - Relatório de Pesquisa de Preços (orientações de preenchimento) (passo a passo) emitido pelo Sistema de Pesquisa de Preço Digital. Necessária conformidade com a Instrução Normativa Seges/ME Nº 65/2021.
Para inserção no campo de Nota Técnica do sistema, sugere-se utilizar este Modelo de nota técnica;
O relatório deve ser concluído no sistema, baixado em versão pdf e assinado digitalmente pelo Responsável.
Mais orientações: Caderno de Logística – Pesquisa de Preços - (clique aqui) 

5 -  Mapa de Riscos - (como fazer) (manual) - Preencher no módulo de Gestão de Riscos Digital (acesse aqui). Modelos: (modelo1) (modelo 2) (modelo3)

Obs.: O demandante deve preencher o campo "Responsável pela demanda" com os dados do servidor, com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado. É necessário preencher todos os dados do responsável para que a equipe da DMP/PROAD possa entrar em contato e resolver possíveis problemas

✳️ Após preenchimento completo enviar para: Gestor de Recursos

✳️ Aprovação do Gestor de Recursos: o despacho do Gestor de Recursos deve, expressamente, conter: declaração na qual aprova os documentos de planejamento (DFD de Planejamento, DFD de Contratação, ETP e TR) anexados à Solicitação de Compras e autoriza motivadamente a aquisição com os recursos alocados na unidade gestora. O Portal Administrativo disponibiliza o modelo de texto pronto no despacho de aprovação do gestor de recursos.

✳️ Após aprovação do Gestor de Recursos enviar para: DMP

❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Seção de Elaboração de Compras (SEC/DPM/DMP)
Telefone: (27) 3145-4584 / (27) 4009-2307 / (27) 4009-2307
Email: elaboracaodecompras.proad [at] ufes.br

⚠️INFORMAÇÕES GERAIS

1 - O lançamento da aquisição extraordinária no Portal de Compras deverá ser realizado após a autorização da Diretoria de Materiais e Patrimônio.

2 - A digitalização de documentos a serem anexados à Solicitação de Compra deverá ser feita no formato PDF. Os documentos devem ser anexados, separadamente, de forma que cada um deles seja uma peça, com identificação clara (inserir título correspondente a cada arquivo);

3 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - documento elaborado no sistema PGC que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

4 - Relatório de Pesquisa de Preços - Conforme art. 3º da IN nº 65/2021, a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: descrição do objeto a ser contratado; identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento; caracterização das fontes consultadas; série de preços coletados; método estatístico aplicado para a definição do valor estimado; justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável; memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º. 

Orientações para pesquisa de preços - Caderno de Logística – Pesquisa de Preços - (clique aqui);

Considerando os prazos de validade das pesquisas estipulados na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 e os trâmites necessários até a publicação do edital, a DMP/PROAD determinou que a pesquisa de preços deve observar os seguintes prazos: (prazos)

5 - Estudo Técnico Preliminar - para mais informações, acesse:

• Cadastro, troca de senha e acesso ao Sistema ETP Digital (clique aqui)
• Manual do ETP Digital (clique aqui)

5 - Responsável(is) pela demanda - Servidor(es) com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado;

6 - Aprovação do Gestor de Recursos - é necessária disponibilidade orcamentária prévia, inserida pela PROPLAN, no Portal Administrativo.

Última atualização: 25/09/2023.