Documento de Formalização da Demanda - DFD planejamento (PGC)
✳️ Definição: trata-se do documento que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação.
✳️ Tipo documental: Documento de Formalização de Demanda, no sistema PGC.
✳️ Passo a passo para elaboração do DFD (clique aqui).
✳️ Após preenchimento completo do DFD enviar, no sistema PGC, para: setor de contratações.
✳️ Após o envio: informar o número e ano do DFD enviado ao setor de contratações através do email materiais.proad [at] ufes.br .
✳️ Para solicitação do material: o DFD deve ser baixado em pdf, assinado digitalmente pelo requisitante e gestor de recursos, e ser anexado à Solicitação de Compras, no Portal Administrativo.
✳️Calendário de elaboração (clique aqui).
❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Divisão de Planejamento de Materiais (DPM/DMP)
Telefone: (27) 4009-2923
Email: materiais.proad [at] ufes.br
⚠️INFORMAÇÕES GERAIS:
1 - Cadastro, troca de senha e acesso ao Sistema PGC (clique aqui);
2 - Demandas de TIC: não devem ser lançadas no DFD pelo requisitante. Essa atividade será realizada em ferramenta disponibilizada pela Superintendência de Tecnologia da Informação (STI) , para receber e agregar as necessidades e, posteriormente, a STI realizará o lançamento dos DFDs com as demandas agregadas e submetê-las-á para a elaboração do PCA do ano subsequente. Os atos normativos, procedimentos, planilha contendo os materiais que se enquadram como TIC e demais informações detalhadas sobre o planejamento das contratações de soluções de TIC estão disponíveis em https://sti.ufes.br/contratacoes.
3 - Demandas de materiais estocáveis (cesta básica): não devem ser lançadas no DFD pelo requisitante. Essa atividade é realizada, diretamente, pela Divisão de Almoxarifado (DA/DMP) através do histórico de consumo e levantamento realizado pela equipe.
4 - As demandas a serem contratadas, no ano seguinte, deverão ser lançadas pelo requisitante no DFD exclusivamente por classes de materiais.
5 - Data para conclusão da contratação: corresponde à data em que se deseja que o material esteja disponível no almoxarifado para retirada. Para lançamento de uma data factível, é imprescindível que seja contabilizado o tempo necessário para elaboração dos documentos de planejamento da compra, formação do processo e procedimentos licitatórios, em conformidade com o calendário de compras, anualmente, divulgado pela DMP e disponível em https://compras.ufes.br/calendario-de-compras .
6 - Compras extraordinárias ou adesões a atas de RP de outro órgão: é necessário elaborar um DFD, a ser incluído no PCA em execução, para cada solicitação de compra extraordinária ou ata de RP de outro órgão, mesmo que a demanda já tenha sido lançada em DFD elaborado no ano anterior.
❗ ATENÇÃO:
1 - Verifique se todas as classes de materiais lançadas na solicitação de compras estão incluídas no DFD anexado no Portal Administrativo.
2 - Confirme se o número do DFD lançado nos itens da solicitação de compras, no Portal Administrativo, é o mesmo do DFD anexado na solicitação.
3 - Confira se o DFD anexado à solicitação de compras, no Portal Administrativo, está incluso no PCA em execução (do ano corrente).
4 - Fique atento aos e-mails enviados pela DPM solicitando ajustes nos DFDs e, também, às devoluções dos DFDs, no sistema PGC, para correção.
5 - Após a realização de ajustes no DFD, é necessário enviá-lo novamente no sistema PGC. É imprescindível clicar no botão “Enviar” no sistema.
🔎OBSERVAÇÕES:
1 - Requisitante: agente ou unidade responsável por identificar a necessidade de contratação de bens, serviços e obras e requerê-la.
2 - Área técnica: agente ou unidade com conhecimento técnico-operacional sobre o objeto demandado, responsável por analisar o documento de formalização de demanda, e promover a agregação de valor e a compilação de necessidades de mesma natureza.
3 - Setor de contratações: unidade responsável pelo planejamento, pela coordenação e pelo acompanhamento das ações destinadas às contratações, no âmbito do órgão ou da entidade. Nas contratações de materiais para os campi de Goiabeiras e Maruípe, o setor de contratações responsável é a DPM/DMP.
4 - Autoridade competente: agente público com poder de decisão indicado formalmente como responsável por autorizar as licitações, os contratos ou a ordenação de despesas realizados no âmbito do órgão ou da entidade, ou, ainda, por encaminhar os processos de contratação para as centrais de compras de que trata o art. 181 da Lei nº 14.133, de 2021. Na Ufes a autoridade competente é a Superintendência de Orçamento e Finanças (SOF).
Última atualização: 21/08/2024.
