Aquisição Comum - Registro de Preços - nova ata (Compra Extraordinária)

✳️ Definição: tratam-se dos pedidos de inclusão de bens e materiais em uma Nova Ata de Registro de Preços. Esses itens são incluídos num processo licitatório, do qual resulta numa Ata de Registro de Preços. Nesse documento são registrados os preços e as quantidades dos materiais licitados, os quais os fornecedores ganhadores se comprometem a manter, por força de lei, por 12 (doze) meses. A partir daí, esses itens poderão ser adquiridos, a qualquer momento, durante a vigência da Ata, por meio de uma Solicitação de Utilização de Registro de Preços Existente. Em geral, os itens que compõem os RPs são para atendimento das demandas de toda a Universidade como, por exemplo, materiais de limpeza, expediente, manutenção de bens móveis e imóveis, entre outros.

✳️ Tipo documental: Solicitação de Aquisição no Portal Administrativo

✳️ Seleção do tipo de aquisição:

Acessar o Portal Administrativo – Ambiente de Produção
Solicitações
Criar nova solicitação
Aquisições e Contratações
No campo “Natureza da Aquisição” selecionar “Material Permanente” ou “Material de Consumo”, conforme o caso
No campo “Tipo de Aquisição” selecionar “Aquisição Específica – Registro de Preço – Nova Ata”

✳️ Documentação necessária para ser anexada à Solicitação de Aquisição:

1 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento -  após preenchido e aprovado pela SOF/PROAD, no Sistema PGC, baixá-lo em versão pdf (passo a passo) e assiná-lo digitalmente pelo Responsável e pelo Gestor da Unidade de Compras;

2 - Estudo Técnico Preliminar (criar um novo artefato a partir do ETP nº 12/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchido, assinado pelos responsáveis e publicado no Sistema ETP Digital, baixá-lo em versão pdf;

3 - Termo de Referência (criar um novo artefato a partir do TR nº 10/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchido, assinado pelos responsáveis e publicado no Sistema Termo de Referência Digital, baixá-lo em versão pdf;

4 - Relatório de Pesquisa de Preços (orientações de preenchimento) (passo a passo) - concluída a pesquisa de preços, inserir a Nota Técnica (modelo) no campo Nota Técnica no Sistema de Pesquisa de Preços Digital. Após, baixar o Relatório resumido em versão pdf e assinar o documento digitalmente.

Obs.: Quando a pesquisa for direta com fornecedores, é imprescindível fornecer uma justificativa para a seleção dos fornecedores e anexar/juntar os documentos comprobatórios do fornecedor ao relatório de pesquisa.

Mais orientações: Caderno de Logística – Pesquisa de Preços e Instrução Normativa Seges/ME Nº 65/2021.

5 -  Matriz de Gerenciamento de Riscos (criar um novo artefato a partir do MR nº 9/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) -após preenchida conforme a demanda da Unidade de Compras e publicada no Sistema de Gestão de Riscos Digital, deve-se baixar o documento em versão pdf e assiná-lo digitalmente.

Obs.: O demandante deve preencher o campo "Responsável pela demanda" com os dados do servidor, com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado. É necessário preencher todos os dados do responsável para que a equipe da DMP/PROAD possa entrar em contato e resolver possíveis questões.

✳️ Após preenchimento completo enviar para: Gestor de Recursos da unidade

✳️ Aprovação do Gestor de Recursos: o despacho do Gestor de Recursos deve, expressamente, conter declaração na qual aprova os documentos de planejamento (DFD de Planejamento, Pesquisa de preços, Matriz de Riscos, ETP e TR) anexados à Solicitação de Aquisição e autoriza motivadamente a aquisição com os recursos alocados na unidade gestora. O Portal Administrativo disponibiliza o modelo de texto pronto no despacho de aprovação do gestor de recursos. 

✳️ Após aprovação do Gestor de Recursos enviar a: DMP/PROAD

❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Seção de Elaboração de Compras (SEC/DPM/DMP)
Telefone: (27) 4009-2307
Email: elaboracaodecompras.proad [at] ufes.br

⚠️INFORMAÇÕES GERAIS:

1 - A digitalização de documentos a serem anexados à Solicitação de Aquisição deverá ser feita no formato PDF. Os documentos devem ser anexados separadamente de forma que cada um deles seja uma peça, com identificação clara (inserir título correspondente a cada arquivo);

2 - Compras.gov.br : acesso aos módulos de Pesquisa de Preços, Gestão de Riscos, ETP, Artefatos digitais, PGC, dentre outros. Para mais informações, acesse:

• Cadastro nos sistemas do Compras.gov.br (requisitantes e gestores de recursos) (clique aqui)

3 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - documento elaborado no sistema PGC que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

4 - Relatório de Pesquisa de Preços - Conforme art. 3º da IN nº 65/2021, a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: descrição do objeto a ser contratado; identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento; caracterização das fontes consultadas; série de preços coletados; método estatístico aplicado para a definição do valor estimado; justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável; memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º. 

• Considerando os prazos de validade das pesquisas estipulados na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 e os trâmites necessários até a publicação do edital, a DMP/PROAD determinou que a pesquisa de preços deve observar os seguintes prazo (clique aqui).

5 - Aprovação pelo Gestor de Recursos - é necessária disponibilidade orcamentária prévia, inserida pela PROPLAN, no Portal Administrativo.

INFORMAÇÃO QUANTO AO CATÁLOGO ELETRÔNICO DE PADRONIZAÇÃO: A utilização do Catálogo Eletrônico de Padronização é de observância obrigatória pelos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e da Administração Pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias, nos termos do art. 2º da  Portaria Seges/ME nº 938, de 2 fevereiro de 2022, sendo facultativa para todos os entes não enquadrados no espectro sobredito, sendo que a não utilização do Catálogo é uma excepcionalidade, que deverá ser justificada por escrito e anexada ao processo de contratação.

Última atualização: 21/02/2025.