Aquisição Comum - Registro de Preços - nova ata (Calendário de Compras)

✳️ Definição: tratam-se dos pedidos de inclusão de itens (consumo ou permanente) em uma nova Ata de Registro de Preços (ARP). Esses itens passam por um processo licitarório do qual resultará numa Ata de Registro de Preços (ARP). Nesta ata serão registrados os preços e as quantidades dos itens que os fornecedores ganhadores se comprometerão a manter, por força de lei, por 12 (doze) meses. A partir daí, esses itens poderão ser adquiridos durante a vigência da ata por meio de uma Solicitação de Utilização de Registro de Preços Existente. Em geral, os itens que compõem os Registros de Preços são para atendimento das demandas de toda a Universidade como, por exemplo, materiais de limpeza, expediente, condicionadores de ar, mobiliário, dentre outros.

✳️ Tipo documental: Solicitação de Aquisição no Portal Administrativo

✳️ Seleção do tipo de aquisição:

Acessar o Portal Administrativo – Ambiente de Produção
Solicitações
Criar nova solicitação
Aquisições e Contratações
No campo “Natureza da Aquisição” selecionar “Material Permanente” ou “Material de Consumo”, conforme o caso
No campo “Tipo de Aquisição” selecionar “Aquisição Específica – Registro de Preço – Nova Ata”

✳️ Documentação necessária para ser anexada à Solicitação de Aquisição:

1 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento -  após preenchido e aprovado pela Proplan, no Sistema PGC, baixá-lo em versão pdf (passo a passo) e assiná-lo digitalmente pelo Responsável e pelo Gestor da Unidade de Compras;

2 - Pesquisa de Preços - No mínimo, 01 (uma) pesquisa de preço por item em sites especializados, portais do governo, diretamente com fornecedor etc.

Obs.: A pesquisa de preços enviada via Solicitação de Aquisição será apenas um valor de referência preliminar. O valor estimado para a contratação, que será utilizado no momento da licitação, será estabelecido posteriomente através de nova pesquisa de preço a ser realizada por uma Equipe de Planejamento da Contratação, a qual será formada após agrupamento dos itens enviados no Calendário de Compras.

Mais orientações: Caderno de Logística – Pesquisa de Preços e Instrução Normativa Seges/ME Nº 65/2021.

⚠️IMPORTANTE: O demandante deve preencher o campo "Responsável pela demanda" com os dados do servidor, com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado. É necessário preencher todos os dados do responsável para que a equipe da DMP/Proad possa entrar em contato e resolver possíveis questões em relação a contratação.

✳️ Após preenchimento completo enviar para: Gestor de Recursos da unidade

✳️ Aprovação do Gestor de Recursos: o despacho do Gestor de Recursos deve, expressamente, conter: declaração na qual aprova os documentos de planejamento (DFD de Planejamento e pesquisas) anexados à Solicitação de Aquisição e autoriza motivadamente a aquisição. O Portal Administrativo disponibiliza o modelo de texto pronto no despacho de aprovação do gestor. 

✳️ Após aprovação do Gestor de Recursos enviar para: DMP/Proad

❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Seção de Elaboração de Compras (SEC/DPM/DMP)
Telefone: (27) 4009-2307
Email: elaboracaodecompras.proad [at] ufes.br

⚠️INFORMAÇÕES GERAIS:

1 - A digitalização de documentos a serem anexados à Solicitação de Aquisição deverá ser feita no formato PDF. Os documentos devem ser anexados separadamente de forma que cada um deles seja uma peça, com identificação clara (inserir título correspondente a cada arquivo);

2 - Compras.gov.br : acesso aos módulos de Pesquisa de Preços, Gestão de Riscos, ETP, Artefatos digitais, PGC, dentre outros. Para mais informações, acesse:

Cadastro nos sistemas do Compras.gov.br (requisitantes e gestores de recursos) (clique aqui)

3 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - documento elaborado no sistema PGC que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

4 - Relatório de Pesquisa de Preços - Conforme art. 3º da IN nº 65/2021, a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: descrição do objeto a ser contratado; identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento; caracterização das fontes consultadas; série de preços coletados; método estatístico aplicado para a definição do valor estimado; justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável; memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º. 

Considerando os prazos de validade das pesquisas estipulados na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 e os trâmites necessários até a publicação do edital, a DMP/PROAD determinou que a pesquisa de preços deve observar os seguintes prazos (clique aqui).

5 - Responsável(is) pela demanda - Servidor(es) com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado;

6 - Aprovação do Gestor de Recursos – Não é necessária disponibilidade orcamentária prévia no Portal Administrativo para esse tipo de aquisição.

INFORMAÇÃO QUANTO AO CATÁLOGO ELETRÔNICO DE PADRONIZAÇÃO: A utilização do Catálogo Eletrônico de Padronização é de observância obrigatória pelos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e da Administração Pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias, nos termos do art. 2º da  Portaria Seges/ME nº 938, de 2 fevereiro de 2022, sendo facultativa para todos os entes não enquadrados no espectro sobredito, sendo que a não utilização do Catálogo é uma excepcionalidade, que deverá ser justificada por escrito e anexada ao processo de contratação.

INFORMAÇÃO QUANTO À EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO: Considerando o disposto no art. 18 da Lei nº 14.133/2021 e nas seguintes Instruções Normativas: SEGES/ME nº 5, de 26 de maio de 2017, nº 40, de 22 de maio de 2020, e nº 40, de 30 de junho de 2020; e SEDGG/ME nº 58, de 8 de agosto de 2022, além da necessidade de cumprimento do Instrumento de Padronização dos Procedimentos de Contratação da AGU  (clique aqui), a DMP emitirá portaria para a constituição de equipes de planejamento responsáveis pela execução das compras e contratações previstas no Plano de Contratação Anual (PCA).

A Equipe de Planejamento da Contratação será composta por requisitantes dos itens do agrupamento em estudo e um membro da Diretoria de Materiais e Patrimônio.

As principais responsabilidades da equipe incluirão:
- Análise e consolidação dos Documentos de Formalização da Demanda;
- Análise da Pesquisa de Preços realizada pelos requisitantes e elaboração de nova Pesquisa de Preços para contratação;
- Elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares;
- Elaboração do Termo de Referência com base no modelo AGU;
- Desenvolvimento do Gerenciamento de Riscos/Mapa de Riscos;
- Análise e resposta a questionamentos e impugnações relacionadas à contratação, quando aplicável;
- Análise e resposta a recursos interpostos no âmbito da contratação, quando aplicável.

Mais informações para entender no que consiste Planejamento da Contratação (clique aqui).
 

Última atualização: 12/03/2025.