Aquisição Comum (Compra Extraordinária)

✳️ Definição: trata-se da aquisição de materiais de consumo ou permanentes realizadas extraordinariamente, ou seja, fora do estabelecido no Calendário de Compras; para compra via Pregão Eletrônico, pronta entrega.

⚠️ATENÇÃO: para essas aquisições, será necessária prévia autorização da Diretoria de Materiais e Patrimônio para prosseguimento. Para isso, deve-se entrar em contato com o Diretor de Materiais e Patrimônio para autorização e abertura do sistema para envio da Solicitação de Aquisição através do e-mail diretor.dmp.proad [at] ufes.br

✳️ Tipo documental: Solicitação de Aquisição no Portal Administrativo 

✳️ Seleção do tipo de aquisição: 

Solicitações
Criar nova solicitação
Aquisições e Contratações
No campo “Natureza da Aquisição” selecionar “Material Permanente” ou “Material de Consumo”, conforme o caso
No campo “Tipo de Aquisição” selecionar “Aquisição comum (não RP)”

✳️ Documentação necessária para ser anexada à Solicitação de Aquisição: 

1 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento -  após preenchido e aprovado pela SOF/PROAD, no Sistema PGC, baixá-lo em versão pdf (passo a passo) e assiná-lo digitalmente pelo Responsável e pelo Gestor da Unidade de Compras;

2 - Estudo Técnico Preliminar (criar um novo artefato a partir do ETP nº 12/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchido, assinado pelos responsáveis e publicado no Sistema ETP Digital, baixá-lo em versão pdf;

3 - Termo de Referência (criar um novo artefato a partir do TR nº 10/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchido, assinado pelos responsáveis e publicado no Sistema Termo de Referência Digital, baixá-lo em versão pdf;

4 - Relatório de Pesquisa de Preços (orientações de preenchimento) (passo a passo) (planilha de análise crítica de preços) - concluída a pesquisa de preços, inserir a Nota Técnica (modelo) no campo Nota Técnica no Sistema de Pesquisa de Preços Digital. Após, baixar o Relatório resumido em versão pdf e assinar o documento digitalmente.

Obs.: Quando a pesquisa for direta com fornecedores, é imprescindível fornecer uma justificativa para a seleção dos fornecedores e anexar/juntar os documentos comprobatórios do fornecedor ao relatório de pesquisa.

Mais orientações: Caderno de Logística – Pesquisa de Preços e Instrução Normativa Seges/ME Nº 65/2021.

5 -  Matriz de Gerenciamento de Riscos (criar um novo artefato a partir do MR nº 9/2025 da Ufes no compras.gov.br) (manual) - após preenchida conforme a demanda da Unidade de Compras e publicada no Sistema de Gestão de Riscos Digital, deve-se baixar o documento em versão pdf e assiná-lo digitalmente.

Obs.: O demandante deve preencher o campo "Responsável pela demanda" com os dados do servidor, com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado. É necessário preencher todos os dados do responsável para que a equipe da DMP/PROAD possa entrar em contato e resolver possíveis questões.

✳️ Após preenchimento completo enviar para: Gestor de Recursos da unidade

✳️ Aprovação do Gestor de Recursos: o despacho do Gestor de Recursos deve, expressamente, conter: declaração na qual aprova os documentos de planejamento (DFD de Planejamento, DFD de Contratação, ETP e TR) anexados à Solicitação de Compras e autoriza motivadamente a aquisição com os recursos alocados na unidade gestora. O Portal Administrativo disponibiliza o modelo de texto pronto no despacho de aprovação do gestor de recursos.

✳️ Após aprovação do Gestor de Recursos enviar para: DMP/Proad

❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Seção de Elaboração de Compras (SEC/DPM/DMP)
Telefone: (27) 4009-2307
Email: elaboracaodecompras.proad [at] ufes.br

⚠️INFORMAÇÕES GERAIS

1 - O lançamento de qualquer Compra Extraordinária no Portal Administrativo deverá ser realizado após a autorização da Diretoria de Materiais e Patrimônio;

2 - A digitalização de documentos a serem anexados à Solicitação de Aquisição deverá ser feita no formato pdf. Os documentos devem ser anexados separadamente de forma que cada um deles seja uma peça, com identificação clara (inserir título correspondente a cada arquivo);

3 - Compras.gov.br : acesso aos módulos de Pesquisa de Preços, Gestão de Riscos, ETP, Artefatos digitais, PGC, dentre outros. Para mais informações, acesse:

• Cadastro nos sistemas do Compras.gov.br (requisitantes e gestores de recursos) (clique aqui)

4 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - documento elaborado no sistema PGC que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

5 - Relatório de Pesquisa de Preços - Conforme art. 3º da IN nº 65/2021, a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: descrição do objeto a ser contratado; identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento; caracterização das fontes consultadas; série de preços coletados; método estatístico aplicado para a definição do valor estimado; justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável; memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º. 

• Considerando os prazos de validade das pesquisas estipulados na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 e os trâmites necessários até a publicação do edital, a DMP/PROAD determinou que a pesquisa de preços deve observar os seguintes prazo (clique aqui).

6 - Valor estimado/referência - Ajustar os valores estimados unitários e totais informados na construção dos documentos (ETP, TR etc) de acordo com o arredondamento realizado pelo Portal Administrativo de Compras da Ufes (2 casas decimais).

7 - Aprovação pelo Gestor de Recursos - é necessária disponibilidade orcamentária prévia, inserida pela Proplan, no Portal Administrativo.

INFORMAÇÃO QUANTO AO CATÁLOGO ELETRÔNICO DE PADRONIZAÇÃO: A utilização do Catálogo Eletrônico de Padronização é de observância obrigatória pelos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e da Administração Pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias, nos termos do art. 2º da  Portaria Seges/ME nº 938, de 2 fevereiro de 2022, sendo facultativa para todos os entes não enquadrados no espectro sobredito, sendo que a não utilização do Catálogo é uma excepcionalidade, que deverá ser justificada por escrito e anexada ao processo de contratação.

Última atualização: 31/03/2025.