Aquisição Específica - Registro de Preços – nova ata - via calendário de compras

✳️ Definição: tratam-se dos pedidos de inclusão de bens e materiais em uma Nova Ata de Registro de Preços. Esses itens são incluídos num processo licitatório, do qual resulta numa Ata de Registro de Preços. Nesse documento são registrados os preços e as quantidades dos materiais licitados, os quais os fornecedores ganhadores se comprometem a manter, por força de lei, por 12 (doze) meses. A partir daí, esses itens poderão ser adquiridos, a qualquer momento, durante a vigência da Ata, por meio de uma Solicitação de Utilização de Registro de Preços Existente. Em geral, os itens que compõem os RPs são para atendimento das demandas de toda a Universidade como, por exemplo, materiais de limpeza, expediente, manutenção de bens móveis e imóveis, entre outros.

✳️ Tipo documental: Solicitação de Compra no Portal Administrativo

✳️ Seleção do tipo de aquisição:

Acessar o Portal Administrativo – Ambiente de Produção
Solicitações
Criar nova solicitação
Compras, Serviços e Fundações
No campo “Natureza da Aquisição” selecionar “Material Permanente” ou “Material de Consumo”, conforme o caso
No campo “Tipo de Aquisição” selecionar “Aquisição Específica – Registro de Preço – Nova Ata”

✳️ Documentação necessária para ser anexada à Solicitação de Compra:

1 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento -  após preenchido e aprovado pela PROPLAN, no Sistema PGC, baixá-lo em versão pdf, (passo a passo) devendo ser assinado digitalmente pelo Responsável;

2 - Estudo Técnico Preliminar (orientações de preenchimento) - após preenchido e publicado o ETP no Sistema ETP Digital, deve ser assinado digitalmente pelo(s) Responsável(is), baixá-lo em versão pdf (manual);

3 - Relatório de Pesquisa de Preços (orientações de preenchimento) (passo a passo) emitido pelo Sistema de Pesquisa de Preço Digital. Necessário conformidade com a Instrução Normativa Seges/ME Nº 65/2021. Para inserção no campo de Nota técnica do sistema, sugere-se utilizar o (modelo de nota técnica); deve ser assinado digitalmente pelo Responsável, baixá-lo em versão pdf. Orientações para pesquisa de preços - Caderno de Logística – Pesquisa de Preços - (clique aqui);

Obs.: O demandante deve preencher o campo "Responsável pela demanda" com os dados do servidor, com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado. É necessário preencher todos os dados do responsável para que a equipe da DMP/PROAD possa entrar em contato e resolver possíveis problemas

✳️ Após preenchimento completo enviar para: Gestor de Recursos da unidade

✳️ Aprovação do Gestor de Recursos: o despacho do Gestor de Recursos deve, expressamente, conter: declaração na qual aprova os documentos de planejamento (DFD de Planejamento, DFD de Contratação, ETP e TR) anexados à Solicitação de Compras e autoriza motivadamente a aquisição com os recursos alocados na unidade gestora. O Portal Administrativo disponibiliza o modelo de texto pronto no despacho de aprovação do gestor de recursos. 

✳️ Após aprovação do Gestor de Recursos enviar para: DMP/PROAD

❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Seção de Elaboração de Compras (SEC/DPM/DMP)
Telefone: (27) 3145-4584 / (27) 4009-2307 / (27) 4009-2307
Email: elaboracaodecompras.proad [at] ufes.br

⚠️INFORMAÇÕES GERAIS:

1 - A digitalização de documentos a serem anexados à Solicitação de Compra deverá ser feita no formato PDF. Os documentos devem ser anexados, separadamente, de forma que cada um deles seja uma peça, com identificação clara (inserir título correspondente a cada arquivo);

2 - Estudo Técnico Preliminar - para mais informações, acesse:

• Cadastro, troca de senha e acesso ao Sistema ETP Digital (clique aqui)
• Manual do ETP Digital (clique aqui)

3 - Documento de Formalização de Demanda - Planejamento - documento elaborado no sistema PGC que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação;

4 - Relatório de Pesquisa de Preços - Conforme art. 3º da IN nº 65/2021, a pesquisa de preços será materializada em documento que conterá, no mínimo: descrição do objeto a ser contratado; identificação do(s) agente(s) responsável(is) pela pesquisa ou, se for o caso, da equipe de planejamento; caracterização das fontes consultadas; série de preços coletados; método estatístico aplicado para a definição do valor estimado; justificativas para a metodologia utilizada, em especial para a desconsideração de valores inconsistentes, inexequíveis ou excessivamente elevados, se aplicável; memória de cálculo do valor estimado e documentos que lhe dão suporte; e justificativa da escolha dos fornecedores, no caso da pesquisa direta de que dispõe o inciso IV do art. 5º. 

• Orientações para pesquisa de preços - Caderno de Logística – Pesquisa de Preços - (clique aqui);

• Considerando os prazos de validade das pesquisas estipulados na Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 e os trâmites necessários até a publicação do edital, a DMP/PROAD determinou que a pesquisa de preços deve observar os seguintes prazos: (prazos)

5 - Responsável(is) pela demanda - Servidor(es) com conhecimento técnico sobre o material a ser adquirido, que será responsável por avaliar as propostas dos fornecedores durante os certames de aquisição do objeto solicitado;;

6 - Aprovação do Gestor de Recursos – é necessária disponibilidade orcamentária prévia, inserida pela PROPLAN, no Portal Administrativo.

ATENÇÃO - CATÁLOGO ELETRÔNICO DE PADRONIZAÇÃO - (orientações) A utilização do Catálogo Eletrônico de Padronização é de observância obrigatória pelos órgãos e entidades da Administração Pública federal direta, autárquica e fundacional e da Administração Pública estadual, distrital ou municipal, direta ou indireta, quando executarem recursos da União decorrentes de transferências voluntárias, nos termos do art. 2º da  Portaria Seges/ME nº 938, de 2 fevereiro de 2022, sendo facultativa para todos os entes não enquadrados no espectro sobredito, sendo que a não utilização do Catálogo é uma excepcionalidade, que deverá ser justificada por escrito e anexada ao processo de contratação.(modelo). 

Última atualização: 11/04/2024.