Documento de Formalização da Demanda - DFD (PGC)
✳️ Definição: trata-se do documento que fundamenta o plano de contratações anual, em que a área requisitante evidencia e detalha a necessidade de contratação.
✳️ Tipo documental: Documento de Formalização de Demanda, no sistema PGC.
✳️ Passo a passo para elaboração do DFD (clique aqui).
✳️ Após preenchimento completo do DFD: clicar em enviar, no sistema PGC.
✳️ Após o envio: informar o número/ano do DFD enviado à DPM/DMP, através do email materiais.proad [at] ufes.br .
✳️ Para solicitação do material: o DFD deve ser baixado em pdf, assinado digitalmente e anexado à Solicitação de Compras, no Portal Administrativo.
✳️Calendário de elaboração (clique aqui).
❓Setor responsável para esclarecer dúvidas:
Divisão de Planejamento de Materiais (DPM/DMP)
Telefone: (27) 4009-2923
Email: materiais.proad [at] ufes.br
⚠️INFORMAÇÕES GERAIS:
1 - Cadastro, troca de senha e acesso ao Sistema PGC (clique aqui);
2 - Demandas de TIC: não devem ser lançadas no DFD pelo requisitante. Essa atividade será realizada pela Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), que receberá e agregará as necessidades informadas pela área requisitante por meio de instrumento ou sistema disponibilizado para esse fim, conforme as nformações disponíveis no site da STI - https://sti.ufes.br/contratacoes.
3 - Demandas de materiais estocáveis (cesta básica): não devem ser lançadas no DFD pelo requisitante. Essa atividade é realizada, diretamente, pela Divisão de Almoxarifado (DA/DMP) através do histórico de consumo e levantamento realizado pela equipe.
4 - As demandas a serem contratadas deverão ser lançadas pelo requisitante no DFD exclusivamente por classes de materiais.
5 - Data para conclusão da contratação: corresponde à data em que se deseja que o material esteja disponível no almoxarifado para retirada. Para lançamento de uma data factível, é imprescindível que seja contabilizado o tempo necessário para elaboração dos documentos de planejamento da compra, formação do processo e procedimentos licitatórios, em conformidade com o calendário de compras, anualmente, divulgado pela DMP e disponível em https://compras.ufes.br/calendario-de-compras .
6 - Compras extraordinárias ou adesões a atas de RP de outro órgão: é necessário elaborar um DFD, a ser incluído no PCA em execução, para cada solicitação de compra extraordinária ou ata de RP de outro órgão, mesmo que a demanda já tenha sido lançada em DFD elaborado no ano anterior.
7 - Durante a execução do PCA, as demandas que não estiverem incluídas no plano somente serão analisadas mediante justificativa formal, aprovada pela autoridade competente, e comprovação de disponibilidade financeira. Para tanto, após o envio do DFD, o requisitante deverá, através da abertura de Documento Avulso, encaminhar o PDF do DFD devidamente assinado e as demais informações pertinentes para apreciação da SOF/PROAD. Em seguida, caso confirmada a disponibilidade financeira, o requisitante deverá encaminhar o Documento Avulso para a DPM/DMP.
❗ ATENÇÃO:
1 - Verifique se todas as classes de materiais lançadas na solicitação de compras estão incluídas no DFD anexado no Portal Administrativo.
2 - Confirme se o número do DFD lançado nos itens da solicitação de compras, no Portal Administrativo, é o mesmo do DFD anexado na solicitação.
3 - Confira se o DFD anexado à solicitação de compras, no Portal Administrativo, está incluso no PCA em execução (do ano corrente).
4 - Fique atento aos e-mails enviados pela DPM solicitando ajustes nos DFDs e, também, às devoluções dos DFDs, no sistema PGC, para correção.
5 - Após a realização de ajustes no DFD, é necessário enviá-lo novamente no sistema PGC. É imprescindível clicar no botão “Enviar” no sistema.
🔎OBSERVAÇÃO:
O envio do DFD no sistema PGC não assegura o atendimento da demanda pretendida e nem o cumprimento da prioridade indicada. Portanto, é necessário que, no ano seguinte, para a efetivação da contratação, o requisitante cumpra os procedimentos e prazos estabelecidos no Calendário de Compras pela Diretoria de Materiais e Patrimônio para formalização dos processos de aquisição de materiais.
Última atualização: 09/09/2025.
